La organización nacional Tec-File nos entrega un real caso de éxito donde una organización dedicada al rubro ambiental les confió la digitalización de sus miles y miles de documentos, actualmente, aseguran todos los expedientes se encuentran en la nube y con las debidas garantías de seguridad para poder ser compartido por usuarios con los permisos previamente autorizados.
Leamos pues este notable caso de gestión documental que podría ser de mucha utilidad para sus respectivas empresas.
“Digitalización Modo Seguro”
¿Qué tan al alcance se encuentra su información organizacional?
(americasistemas.com.pe. Lima, Perú – 22 de febrero 2017) La tecnología en estas últimas décadas, nos ha permitido llevar nuestra información personal prácticamente en nuestro bolsillo, desde fotos hasta información de nuestras cuentas bancarias, correos, redes sociales, contactos, diccionarios, libros, revistas, diarios y una infinita lista de tipos de información. ¿Pero qué sucede cuando la información está relacionada con su organización? ¿Lleva consigo los libros y documentos contables, los estados financieros, la cartera de sus clientes, la documentación referente a su personal, la de los pagos de impuestos, la información técnico – legal, la información de sus productos, servicios, etc?.
CASO PRÁCTICO: Una empresa dedicada al rubro ambiental contaba con un centro de información que almacenaba de manera clasificada toda la documentación necesaria para el procesamiento técnico – legal a fin de cumplir con los requerimientos de sus usuarios internos de la organización. El flujo, cada persona identificada por la empresa se acercaba físicamente al centro de información y requería la documentación pertinente. Diariamente atendía de 40 a 120 especialistas técnico – legal en materia ambiental.
En el año 2013, la empresa decidió implementar un sistema de gestión documental, una de las acciones operativas fue digitalizar toda la documentación concerniente, luego de 06 meses todos los expedientes se encontraban en la nube con las garantías de seguridad necesarias para ser compartidos a los usuarios con permisos autorizados previamente para la descarga, impresión, edición, etc, que cada especialista realizara para dicho expediente, con la posibilidad de visualizar sus expedientes desde cualquier parte del mundo y en horario 24 x 7. La empresa redujo consistentemente sus costos, los estudios eran entregados con notable efectividad y los clientes quedaban cada vez más satisfechos.
Tec-File, empresa con amplia experiencia en el Rubro de Gestión y Seguridad de la Información ha puesto a disposición de los lectores de América Sistemas un atractivo y rentable servicio “DIGITALIZACIÓN MODO SEGURO”, que combina la efectividad de la digitalización de los documentos con la implementación de los estándares de seguridad necesarios a fin de contar con la información requerida en el momento y lugar oportuno, facilitando de esta manera una adecuada y oportuna toma de decisiones para el beneficio de su organización.
Para mayor información pueden visitar su página web www.tec-file.com donde detalla todos sus servicios y productos relacionados a una adecuada gestión de la información o enviar un correo electrónico a jcoderch@tec-file.com, a su representante comercial Job Coderch Gómez.
