“La unidad más pequeña que forma un organismo es la célula. Esta estructura se agrupa junto con otras células formando los tejidos que, a su vez, forman los órganos. Estos órganos interactúan entre ellos, llevando a cabo funciones de forma conjunta y formando los sistemas y aparatos del cuerpo humano”. Así comienza la colaboración de Augusto Miyagi, presidente de la ABPMP Perú Chapter. “Para poder coordinarse de forma eficiente y llevar a cabo sus funciones, los órganos reciben impulsos nerviosos procedentes del encéfalo y la médula espinal además de ser la llegada de las hormonas que inician diferentes procesos biológicos.”
Gestión por Procesos y el Cuerpo Humano
(americasistemas.com.pe. Lima, Perú – 20 de mayo 2020) Uno de los mejores ejemplos para hablar de gestión por procesos es analizar el cuerpo humano es un sistema que a su vez está compuesto por otros subsistemas y estos compuestos por tareas específicas propias de diferentes órganos, a su vez cada órgano está compuesto por células específicas adecuadas a las tareas que debe cumplir en cada sistema al que pertenece, cualquier diferencia por defecto o exceso en su actuación podría ocasionar un problema para el sistema, incluso su colapso, ese equilibrio armónico perfecto -propiedad exclusiva de la naturaleza- entre todos los componentes del cuerpo humano hace que muchos lo denominen la máquina perfecta.
Tomando como base el cuerpo humano, se puede hacer una analogía con la composición de las organizaciones en general, y de alguna forma explicar la importancia y sinergia que debe haber entre la gestión funcional y por procesos.
Sistema circulatorio
Podemos ver que en las organizaciones el principal “gap” está en el equivalente a los sistemas del cuerpo humano, es decir en los procesos dónde se tiene que lograr el equilibrio armónico entre las diferentes tareas que cada área funcional debe realizar para contribuir para el éxito del sistema.
Por qué afirmo que es en los procesos dónde está el “gap”, porque en nivel de células las organizaciones contratan a las personas con el mejor perfil posible, tenemos las áreas necesarias donde agrupamos a las personas con perfiles y estudios similares, para finalizar todos están alineados en que a la empresa tenga éxito, pero son pocas las organizaciones que explícitamente cuentan con una estructura de acuerdo sus procesos, es decir el equivalente a los sistemas.
En las organizaciones a diferencia del cuerpo humano sus componentes no se autogestionan, tenemos encargados para reclutar personas, cada área funcional tiene un encargado y la alta gerencia define los objetivos, pero lamentablemente a diferencia de nuestro cuerpo en nuestras organizaciones los procesos no son gestionados de la misma forma que los otros componentes, no existe un responsable de los procesos que ser el orquestador que genere equilibrio armónico entre las actividades de las áreas funcionales.
Cuando no tenemos un responsable de los procesos en las organizaciones corremos el riesgo de caer en una anarquía o en una dictadura del más fuerte, donde cada área ejecuta sus actividades de la mejor forma posible desde su visión individual pero perjudicando a la organización como sistema, siendo algunos ejemplos:
– Tiempos de espera innecesarios, cuando un área para optimizar sus recursos procesa semanalmente sus tareas sin importar la necesidad de las otras áreas o peor aún en el cliente.
– Sobre stock, cuando se premia al área por obtener el precio más económico sin verificar el costo de almacenaje o el flujo de caja.
– Burocracia excesiva, cuando se solicitan iguales requisitos a todos los clientes sin establecer criterios diferenciados y luego ellos busquen otro proveedor.
Cuando vuelva a ver los CV de los colaboradores, el organigrama y el compromiso de todos con la misión y visión; pero los resultados no los acompañen o vea conflicto constante entre las áreas, quizás deba recordar la máquina perfecta e imitar lo que está en la medida de sus posibilidades, no podrá lograr la perfección porque somos humanos, pero por lo menos que todos los componentes del cuerpo humano estén representados en nuestra organización, que este siempre presente la gestión por procesos inteligente (BPMi), que explicaré en otro artículo.
